۱۱ نکتهای که باید قبل از ارسال هر ایمیل به آن توجه کنیم
بهمن ۴م, ۱۳۸۸ | اینترنت, گوگل | امین بیزییکی از ابتداییترین راههای ارتباط بین افراد در اینترنت ایمیل کردن است. شما از ایمیل برای ارتباط با وبلاگنویسان دیگر و یا دوستانتان استفاده میکنید ، پروژه درسی خود را برای استادتان ایمیل میکنید و یا شاید شما با مشتریانتان از طریق ایمیل ارتباط دارید.
سرویسهای میکروبلاگ مانند توییتر، فیس بوک و یا فرندفید راههای به اشتراک گذاری اطلاعات را تغییر دادهاند ، اما وقتی صحبت از ارتباط بین افراد در اینترنت مطرح میشود، ایمیل همچنان آسانترین و عمومیترین گزینه است.
مشخصا شما نیز هر از چندگاهی ایمیل میزنید و یا روزانه با ایمیلهای زیادی سر و کار دارید که نیاز به پاسخ دارند، اگر شما هم میخواهید در ارسال و یا پاسخ به ایمیلهایتان حرفهای عمل کنید، پیشنهاد میکنم همچنان با من تا انتهای این مطلب همراه باشید :
۱- از عنوان بامعنی استفاده کنید
همانطور که با دیدن عنوان یک مطلب وبلاگ ، شما تصمیم میگیرید آن مطلب را اول بخوانید یا نخوانید، عنوان یک ایمیل نیز باید بگونهای باشد تا شخص دریافت کننده از بین انبوهی از ایمیلها ، موضوع ایمیل شما را دریافت کند.
مثلا اگر شما سوالی در مورد طراحی دارید و می خواهید در این مورد به من ایمیل بزنید ، استفاده از عنوان “سوالی در مورد طراحی” قطعا بهتر از “سلام امین جان” است.
۲- از حاشیهها بپرهیزید و سر اصل موضوع بروید
وقتی در حال نوشتن ایمیل هستید، روی نوشتهی خود تمرکز داشته باشید و از نوشتن اطلاعات و لینکهای غیر لازم خودداری نمایید ، شخص دریافت کننده ایمیل شاید دهها ایمیل در روز میبایست بخواند و پاسخ دهد، پس با سر اصل مطلب رفتن، هر دو سریعتر به مقصود برسید.
۳- چند نمونه ایمیل برای پاسخ داشته باشید
اگر روزانه و یا معمولا سوالات مشابه و تکراری از شما پرسیده میشود، با صرف زمانی یک ایمیل پیش نویس تهیه کنید و در فولدر Draft خود نگهداری کنید و در زمان دیدن ایمیل مشابه، با فرستادن کپی ایمیل پیشنویس شده برای مخاطب، سریعتر پاسخ دهید.
۴- به ایمیلهای خود با طمانینه پاسخ دهید
از ایمیل پیشنویس شده برای سوالات تکراری و معمولی استفاده کنید، اما زیادهروی نکنید و همه چیز را اتوماتیک نکنید، بعضی از ایمیلها نیاز به توجه بیشتری دارند، پس با گذاشتن وقت بیشتر بر روی آنها سعی کنید اطلاعاتتان را بیشتر و بهتر در اختیارشان بگذارید.
۵- پینگلیش ننویسید
خواندن ایمیل هایی که بصورت پینگلیش (فارگلیسی) نوشته شدهاند ، سخت و پرمکافات است، از این رو سعی کنید ایمیلهای خود را پینگلیش ننویسید، چرا که بعضی وقتها سر از فولدر زبالهدان در میآورد.
۶- اول ایمیلهایتان را بخوانید بعد ارسال کنید
قبل از اینکه دکمه ارسال را بفشارید، ایمیل خود را یکبار مرور کنید، شاید کلمه ای را اشتباها غلط نوشته باشید و یا نیاز به اضافه و کم کردن مطالبی داشته باشید، مطمئنا مخاطب شما از اینکه ایمیل بیغلطی برایش ارسال کنید خوشحال میشود.
۷- در ایمیلهایتان از اسمایلی استفاده نکنید
در ایمیلهای کاری و یا سفارشات بهتر است از مختصرنویسی و یا اسمایلی ( مانند :) ) استفاده نکنید، ممکن است مشتری و یا رئیس شما اینگونه فکر کند که شما در رابطه با کار آنها به اندازه کافی جدی نیستید.
۸- مواظب رنگ بندیها باشید
ایمیل خود را زیاد از حد با رنگها و فونتهای مختلف آرایش نکنید، اگر زیاد از رنگها استفاده کنید، امکان دارد ایمیل شما اسپم شناخته شود. از چارچوب معمول استفاده کنید، پسزمینه سفید با فونت مشکی بهترین گزینه است.
۹- جملههای کوتاه بنویسید
ایمیل میبایست به سادگی خوانده و مطالب آن درک شود، فکر نکنید اگر نثر مسجع بنویسید، مخاطب از خواندن آن لذت می برد، سعی کنید جملات را کوتاه و ساده انتخاب کنید .
۱۰- ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید
برخی مواقع لازم می شود ایمیل گروهی برای دوستان، مشترکان و یا مشتریانتان ارسال کنید، دقت کنید نشانی ایمیل افراد را در قالب BCC درج کنید، تا شخص دریافت کننده ایمیل قادر به دیدن ایمیل مخاطبان شما نباشد. قطعا مخاطبان شما دوست ندارن ایمیلشان بدست اسپمرها بیفتد، پس بیشتر دقت کنید.
ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید
11- برای پاسخ دادن به ایمیلهایتان از Reply استفاده کنید
۱- سعی کنید برای پاسخ دادن به ایمیل هایتان از گزینه Reply استفاده کنید، این کار باعث می شود پاسخی که به آن ایمیل می زنید، با ایمیل قبلی مجموعه ای را تشکیل دهند، و اگر ایمیل هایتان زیاد بود و موضوع را فراموش کردید، با رجوع به ایمیل های قبلی موضوع گفتگو دستتان بیاید.
11 نکتهای که باید قبل از ارسال هر ایمیل به آن توجه کنیم
2- برخی مواقع ایمیلهای گروهی برای ما ارسال میشود، که نیاز به پاسخ دارد، مثلا مخاطب سوالی را در قالب ایمیل گروهی از چندین نفر دیگر به غیر از ما نیز پرسیده است، در زمان پاسخدهی به این ایمیلهای گروهی میبایست دقت کنیم که اگر Reply to all کنیم ایمیل ما برای دیگر افراد نیز فرستاده میشود، اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید و پاسخ خود را فقط برای مخاطبتان ایمیل کنید.
اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید
درضمن توصیه میکنم وقتی عصبانی هستید ایمیل نزنید.
امیدوارم این موارد را همگی رعایت کنیم، در پایان پیشنهاد میکنم، پست خوب ( نویسهگردان گوگل در جیمیل فعال شد ) از شاهوار.نت که بیربط با پست من نیست را مطالعه کنید.
برچسبها: BCC, Email, Gmail, Internet, Point, ارتباط, ایمیل, اینترنت, جیمیل, عنوان, نکته
مشترک شوید
عــــالی امین جان ..
ممنون از توجهت علیرضا جان
این توصیهی آخری رو خوب اومدی :دی
به هر حال واقعیتی هست که وقتی عصبانی هستیم بهتره ایمیل نزنیم : ) ، مرسی از توجهت
سلام
تقریبا توصیههای کاملی بود. رعایت کردنشون دنیای ایمیل ها رو قابل تحملتر میکنه.
در ضمن، پوستهی وبلاگت با موبایل هم کاملا سازگاره و این خیلی خوبه
سلام محمدعلی جان ، بله مخصوصا گزینه های ۱ ، ۵ و ۱۰ که تقریبا مهمترین نکات هستن / پوسته هم موقت هستش البته :ی ، مرسی از توجهت
خیلی ممنون . جالب بو د .
اگر این ملت یاد گرفتن توی سابجکت ننویسن سلام خیلی خوب میشه :D
ممنون بابت توجهت : )
خواهش می کنم.
ممنون
خواهش می کنم ، مرسی از توجهت
ممنون واسه مطلبت
افتتاح مجدد وبلاگت هم مبارک :)
ممنون عباس جان ، لطفا دارید
مرسی امین جان تبریک میگم بابت وبلاگ عالی که زدی موفق باشی
یا علی
ممنون میلاد جان ، لطف دارید
عالی بود امین جان.بسیار مفید و خوب :)
مرسی محمود جان
۱۱ نکته خیلی جالب بود… ایول… .
متشکرم حسین جان
مرسی خوب بود…
بله تشکر
می گم امین جان این ایمیل حامد و کریمی رو اینقدر خوب سیاه کرده بودی هیچ کدوم پیدا نبود :D ;)
البته ما چشمامون درویشه :دی
مرسی امین.خسته نباشی.خیلی خوب بود. : )
امین جان، خیلی خوب.
اینها نکاتی هستن که خیلی از افراد رعایت نمیکنن و متاسفانه دلیلش هم اینه که اطلاعی ازشون ندارن. ممنون از فرهنگ سازیای که به نوبه خودت انجام میدی.
:)
راستی بهتره اشارهای هم به استفاده از قابلیت Undo در Labs جیمیل بکنی که فرصت دوبارهای برای بازخوانی و ویرایش ایمیل هستش.
ممنون از سایت خوبتون.
با سلام
راستش نکات جالبی هستند,ولی مطمئنا هر کسی دیگه اینها رو میدونه و این نوشته به نظرم هیچ نکته ی کلیدی یا ترفندی رو به خواننده آموزش نمیده!
تعجبم چطور از لیدکدونی سر در آورده!
با تشکر و موفق باشید
[...] [...]
سلام
مطالب جالبی بود
ممنون
ممنون، جالب بود
سلام ممنون چطوری ایمیل راBCCکنم
سلام
در صفحه ارسال ایمیل ، روی Add Bcc کلیک کنید ، کادر جدیدی باز می شه ، اونجا می تونید ایمیل ها رو وارد کنید.
با آرزوی موفقیت/.
سلام. ممنون از نوشته هات. توو ایمیلام لینکش رو میدم که بقیه هم استفاده کنن
salam.mikham khahesh konam dorast kardane e.mal goroohi ra be man amoozesh bedin
عالی بود اما یه سوال دارم چند وقته من از ۲idهیمیل atachمیکنم مینویسه فعالیت روی فایل شما انجام نشده به زودی تمام میکنیم دوباره sendکن یعنی چه؟
سلام
امین جان خسته نباشین …
امید وارم در مورد atach فایل هم توضیح بدی …
واسه اونایی که مبتدی هستند خیلی کمکشون میکنه …
موفق باشی …
slm amin jan mersi man khily mataleb yad gereftam . movafag bashi .